Chapitre 5 - Chéquier

Ce chapitre vous explique comment gérer votre chéquier avec GnuCash.

La gestion de votre registre de chéquier est la première étape du suivi de vos finances, et GnuCash le rend beaucoup plus facile à gérer que le registre papier traditionnel.

La fonction d'auto-complétion saisit presque pour vous les données des transactions.

GnuCash conserve le solde courant de chaque compte, ce qui facilite le rapprochement de ces comptes.

La méthode à double entrée facilite le suivi des dépenses en exigeant un compte de transfert pour les retraits, ce qui permet de suivre les dépenses dans différents domaines.

Une fois à l'aise avec l'utilisation de GnuCash pour vos comptes chèques et autres comptes bancaires, les chapitres suivants présenten examinent les méthodes de gestion des autres comptes.

La première étape de la gestion de votre chéquier consiste à créer les comptes nécessaires. Vous pouvez utiliser les comptes GnuCash par défautou créer les vôtres. Cf. le chapitre “Les comptes de base au niveau racine” et le manuel Gnucash pour des instructions sur l'importation de vos comptes à partir d'un autre programme.

Commençons par les comptes bancaires dont vous aurez besoin. Il vous faut un compte GnuCash pour chaque compte bancaire physique à suivre.

Si vous configurez vos propres comptes ou utilisez les comptes GnuCash par défaut, assurez-vous d'avoir une transaction de solde d'ouverture pour chaque compte bancaire que vous possédez. Le plus simple est d'utiliser le solde de votre dernier relevé bancaire comme solde d'ouverture. Vous pouvez :

• le saisir automatiquement avec l'assistant de configuration de la nouvelle hiérarchie de comptes, dans la fenêtre d'informations sur le compte
• ou saisir une transaction manuelle directement dans le compte. Pour saisir l'opération manuellement, saisissez un virement d'un compte Soldes initiaux (type capitaux propres) vers le compte bancaire.

Les comptes bancaires typiques que vous pourriez suivre incluent :

• Chèque - tout compte institutionnel qui permet d'écrire des chèques.
• Épargne - un compte institutionnel portant intérêt généralement utilisé pour détenir de l'argent à plus long terme que les comptes chèques.

Les transactions courantes qui affectent ces comptes bancaires sont les paiements et les dépôts. Les paiements sont des transferts d'argent du compte bancaire vers un compte de dépenses. Les dépôts sont des transferts d'argent sur le compte bancaire, généralement à partir d'un compte de revenu.

Vous devrez créer des comptes de revenus et de dépenses pour savoir d'où vient cet argent et où il va. N'oubliez pas qu'une transaction équilibrée nécessite un transfert d'une somme d'argent égale d'au moins un compte vers au moins un autre compte. Donc, si vous déposez de l'argent sur votre compte courant, vous devez également saisir le compte d'où provient l'argent. Si vous payez une facture à partir de votre compte courant, vous devez également entrer le compte où va cet argent.

La plupart des transactions de dépôt sont saisies comme un transfert d'un compte de revenu vers un compte bancaire. Les revenus peuvent provenir de nombreuses sources, et c'est une bonne idée de créer un compte de type de revenu distinct pour chaque source différente.

Par exemple, vos revenus peuvent provenir principalement de vos chèques de paie, mais vous pouvez également percevoir des intérêts sur votre épargne. Dans ce cas, vous devriez avoir un compte de revenu pour les salaires et un autre compte de revenu pour les revenus d'intérêts.

Avant de commencer à saisir les dépôts de chèques de paie, décidez du niveau de détail que vous souhaitez suivre. Le niveau de détail de base consiste à saisir votre salaire net, comme vous le feriez dans votre registre papier. C'est le plus simple, mais vous pouvez obtenir encore plus d'informations sur GnuCash si vous entrez votre salaire brut avec des déductions. La saisie des déductions demande un peu plus d'efforts, mais la saisie de vos informations de retenue d'impôt tout au long de l'année vous permet d'exécuter à tout moment des rapports de situation fiscale utiles dans GnuCash. Ces rapports peuvent vous aider à déterminer si vous retenez suffisamment d'impôt et ils peuvent vous aider à estimer votre facture d'impôt à l'avance.

Mais, en entrant le salaire brut avec les déductions, vous pouvez avoir plus de détail dans les rapports qui aident à prévoir votre d’impôt. Si vous n'êtes pas sûr du niveau de détail, commencez par entrer le salaire net. Vous pourrez toujours revenir en arrière et modifier vos transactions si vous voulez plus de détails.

Lorsque vous retirez de l'argent de votre compte bancaire, pour quelque raison que ce soit, vous transférez de l'argent de votre compte bancaire vers un autre endroit. Dans GnuCash, cet autre emplacement est suivi en tant que compte. Plus vous créez et utilisez de comptes détaillés pour vos dépenses, mieux vous aurez où passe votre argent.

Les retraits prennent plusieurs formes. Les retraits aux guichets automatiques sont l'une des transactions les plus courantes. Écrire des chèques est un moyen de retirer de l'argent pour payer des factures, faire des achats ou donner à une œuvre de bienfaisance. Selon votre banque, vous pouvez également avoir des frais de service, lorsque la banque prélève l'argent de votre compte. Les transferts d'argent vers un autre compte sont également des retraits. Nous examinerons chacun de ces types de retraits et comment les enregistrer dans GnuCash. Nous allons examiner chacun de ces types de retraits et comment les enregistrer dans GnuCash.

Les retraits en espèces sont traités comme un transfert d'un compte bancaire vers un compte en espèces.

GnuCash fournit des comptes spéciaux de type Espèces pour le suivi de vos achats en espèces, vous devez donc créer un compte en espèces pour enregistrer votre guichet automatique et d'autres retraits en espèces.

Les comptes de caisse peuvent être utilisés pour différents niveaux de détail. À un niveau de détail de base, vous y transférez simplement de l'argent à partir de votre compte courant. Cela vous indique combien d'argent vous avez retiré de la vérification un jour donné, mais cela ne vous dit pas où cet argent a été dépensé. Avec un peu plus d'effort, vous pouvez également utiliser le compte de caisse pour enregistrer vos achats en espèces, pour voir où est allé cet argent. Vous enregistrez ces achats sous forme de transfert du compte de caisse aux comptes de dépenses.

Certaines personnes enregistrent chaque achat en espèces, mais cela demande beaucoup de travail. Un moyen plus simple consiste à enregistrer les achats pour lesquels vous avez des reçus, puis à ajuster le solde du compte en fonction de ce qui se trouve dans votre portefeuille.

C'est une bonne idée de créer au moins un compte de caisse pour vos retraits. Ensuite, si vous décidez de savoir où va votre argent, vous pouvez saisir des transactions pour l'argent dépensé. Vous déterminez le niveau de détail que vous souhaitez utiliser.

GnuCash simplifie le rapprochement de votre compte bancaire avec votre relevé bancaire mensuel (la principale tâche de rapprochement à effectuer tous les mois).

Mais qu'en est-il de tous ces autres comptes que vous avez créés ? Faut-il aussi les rapprocher ? Si vous recevez un relevé pour le compte, vous devriez envisager de rapprocher ce compte.

Les exemples incluent le relevé de compte courant, le relevé de compte d'épargne et le relevé de carte de crédit. Les relevés de carte de crédit et les transactions par carte de crédit sont traités dans le chapitre 7, Cartes de crédit.

Les comptes de revenus et de dépenses ne sont généralement pas rapprochés, car il n'y a pas de relevé pour les vérifier. Vous n'avez pas non plus besoin de rapprocher les comptes de trésorerie, pour la même raison.

Avec un compte de trésorerie, cependant, vous voudrez peut-être ajuster le solde de temps en temps, afin que votre encaisse réelle corresponde au solde de votre compte de trésorerie. L'ajustement des soldes est traité dans la section suivante.

Dans la section 2.9, “Transactions”, vous avez saisi certaines transactions dans votre compte courant. Dans ce chapitre, nous allons ajouter d'autres transactions, puis les rapprocher.

1. Soldes initiaux - Commençons par ouvrir le fichier gcashdata_4 enregistré dans le dernier chapitre :
2. Ajouter des transactions (Dans le dernier chapitre, vous avez saisi certaines transactions de chèque de paie en tant que dépôts dans le compte chèque) :

   1. Ouvrez le compte courant
   2. Transfert d'argent de l'épargne vers le compte chèque - Sur une ligne vierge, entrez une transaction :

      1. pour transférer 500 $ de l'épargne au compte chèque
      2. dans ce cas, la date de la dernière transaction était le 28 mars, mais cette transaction a eu lieu le 24 mars
      3. compte de transfert : Épargne puisque vous êtes dans le compte courant
   3. Saisissez quelques chèques sur ce compte :

      1. un chèque à l'ordre de HomeTown Grocery au prix de 75 $ (5 mars). Le compte de transfert est épicerie, puisque tout cet argent est destiné à l’épicerie.
      2. un chèque de 100 $ pour ABC Hardware en ventilant ce montant en : ménage 50 $ et outils 50 $. Vous devrez créer un compte de type Dépense pour chacun de ces éléments, puis entrer les ventilations pour ceux-ci :
   4. Retirer de l'argent - Supposons que vous ayez maintenant besoin de retirer de l'argent. Vous n'avez pas de compte de trésorerie configuré dans votre plan comptable, vous devrez donc en créer un. Créez le compte en espèces en tant que compte à la racine, de type Actif. À partir de votre registre de compte courant, saisissez un retrait au distributeur pour transférer 100 $ du compte chèque au compte en espèces le 25 mars. niveau supérieur de type Actif.
3. Soldes initiaux - Nous sommes maintenant prêts à rapprocher ce compte courant à l'aide de cet exemple de relevé bancaire

   1. Menu Actions → Rapprocher,renseignez le solde de clôture = 1 451,79 $. Cliquez sur OK pour commencer à rapprocher le compte.
   2. Cochez les entrées telles qu'elles apparaissent sur l'exemple de relevé. Lorsque vous avez coché toutes vos entrées, la fenêtre de rapprochement devrait ressembler à ceci :Notez que le solde rapproché diffère du solde final de 5,00 $. Si vous consultez l'exemple de relevé bancaire, vous constaterez que des frais de service de 5,00 $ n'ont pas été ajoutés à votre compte courant. Cliquez donc sur le registre de compte chèque et ajoutez-lui les frais de service de 5,00 $ : sur une ligne vierge du registre des chèques, entrez une transaction pour transférer 5,00 $ du chèque vers un compte de frais de service. (Vous devrez créer le compte Frais de service en tant que type Dépense.) Utilisez la date de transaction imprimée sur le relevé comme date pour cette transaction
   3. Cliquez de nouveau sur la fenêtre Rapprocher, vous devriez maintenant voir les frais de service sous Fonds sortants. Cliquez dessus pour le marquer comme rapproché et notez que le montant de la différence devient maintenant 0,00. Cliquez sur le bouton Terminer de la barre d'outils pour terminer le rapprochement. La colonne R (Rapprocher) de votre registre de vérification devrait maintenant afficher y pour chaque transaction que vous venez de rapprocher. Observez également que la ligne d'état en bas indique Rapproché : 1 451,79 $
4. Enregistrer le fichier : Revenez à la fenêtre principale et enregistrez votre fichier sous le nouveau nom gcashdata_5. Votre plan comptable grandit et devrait maintenant ressembler à ceci :
5. Rapports : jetons un coup d'œil à un flux de trésorerie et à un rapport de transaction

   1. Examinons d'abord le rapport sur les flux de trésorerie pour le mois de mars. Sélectionnez le rapport de flux de trésorerie dans Rapports → Revenus et dépenses → Flux de trésorerie
   2. Examinons maintenant le rapport de transaction correspondant pour les différents comptes d'actifs. Sélectionnez le rapport de transaction dans Rapports → Rapport de transaction
   3. Modifions maintenant le rapport de transaction pour n'afficher que les différents comptes de dépenses.Notez que vous n'avez pas encore utilisé le compte de carte de crédit. Maintenant que vous savez comment suivre vos comptes bancaires et de trésorerie dans GnuCash, vous pouvez également commencer à suivre vos cartes de crédit. GnuCash fournit un type spécial de compte pour les cartes de crédit, et ceci est discuté dans le chapitre suivant.

• (en) https://www.gnucash.org/docs/v4/C/gnucash-guide/chapter_cbook.html

Basé sur « Checkbook » par gnucash.